Penggajian adalah sistem yang akan membantu perusajaan dalam mengelola hal-hal yang berkaitan dengan gaji, termasuk dengan membuat slip gaji online untuk karyawan. Gaji sendiri merupakan balas jasa yang diterima oleh pekerja dalam bentuk uang. Besaran gaji akan berdasarkan waktu tertentu dari perusahaan yang bersangkuran.
Perusahaan tentunya tidak menginginkan adanya kesalahan dalam pembayaran gaji setiap karyawannya. Oleh sebab itu, dibutuhkanlah sebuah sistem yang mengatur soal gaji, termasuk dengan penggajian karyawan ini.
Pengertian Penggajian Adalah
Penggajian adalah salah satu pekerjaan administratif penting yang menjadi tanggung jawab pihak HR dan finance. Pasalnya, penggajian ini terkait dengan pembayaran upah yang sudah menjadi hak dari setiap karyawan.
Itulah sebabnya mengapa pemerintah cukup ketat dalam hal memberikan perlindungan upah, sebagaimana hal ini sudah diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan nomor 13 Tahun 2003, maupun Peraturan pemerintah (PP) Pengupahan nomor 78 Tahun 2015.
Data yang Dibutuhkan dalam Sistem Penggajian
Sistem payroll atau penggajian ini bisa berjalan dengan adanya masukan data di dalamnya. Dengan begitu, maka proses pembayaran gaji pun tidak akan terlambat dan teratur sebagaimana mestinya. Masukan data yang dibutuhkan dalam sistem penggajian ini pun terbagi menjadi 2. Nah, berikut ini adalah penjelasan lengkapnya mengenai masing-masing sistem penggajian.
- Data Konstan
Data konstan ini merupakan data yang tetap dan tidak akan bisa berubah dalam sistem penggajian. Data konstan ini hanya perlu Anda masukkan sekali saja di awal. Dengan begitu, maka Anda pun tidak perlu lagi memasukkannya ke sistem secara berkala, bahkan tiap periode pembayaran gaji dilakukan.
Data konstan ini akan berubah hanya jika terdapat pembaruan data karyawan. Nah, data-data konstan ini meliputi beberapa hal, diantaranya adalah sebagai berikut:
- Nama karyawan.
- Nomor pokok wajib pajak (NPWP).
- Status pernikahan dan jumlah tanggungan.
- Jumlah penghasilan tidak kena pajak.
- Jumlah gaji.
- Divisi tempat bekerja.
- Iuran BPJS.
- Data Variabel
Data variabel dari penggajian adalah data tidak tetap yang selalu berubah tiap periode pembayaran gaji. Oleh sebab itu, data variabel ini perlu dimasukkan ke dalam sistem penggajian dari setiap periode pembayaran. Untuk data-data dari data variabel ini berisi:
- Jumlah jam atau hari kerja.
- Jumlah cuti, izin atau sakit.
- Hari libur.
- Penghasilan dan potongan pajak kumulatif.
Prosedur Sistem Penggajian
Sistem penggajian ini mengatur berbagai macam prosedur yang memungkinkan perusahaan mencari, menyeleksi bahwa memecat pekerja. Selain itu, sistem ini juga bisa digunakan untuk mengendalikan pembayaran gaji pekerjanya.
Prosedur ini akan tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Sebab, kebutuhan dan kepentingan tiap perusahaan pastinya berbeda-beda. Jaringan prosedur yang ada dalam sistem penggajian terdiri dari beberapa hal sebagai berikut ini.
- Prosedur Pencatat Waktu Hadir Karyawan
Prosedur ini berguna untuk mencatat waktu kehadiran pekerja. Prosedur ini dilakukan dengan menggunakan sistem kehadiran yang sudah diterapkan oleh masing-masing perusahaan. Untuk catatan waktu kehadiran ini tentunya berfungsi untuk menentukan gaji yang sudah didapatkan oleh pekerja.
Sistem kehadiran otomatis yang biasa digunakan oleh perusahaan ini diantaranya adalah sistem absensi digital, penggunaan kartu, absensi sidik jari, absensi berbasis web, dan absensi biometrik.
- Prosedur Pencatatan Waktu Kerja
Perusahaan biasanya akan menerapkan jam kerja selama 8 jam sehari. Jika para pekerja bekerja kurang dari 8 jam, maka akan dianggap pulang lebih cepat. Sementara untuk pekerja yang bekerja melebihi 8 jam akan dianggap lembur.
Kebijakan pulang cepat dan lembur karyawan ini tentunya sudah diatur oleh perusahaan. Selain itu, kebijakan ini pun akan berpengaruh pada gaji yang akan didapatkan oleh pekerja itu sendiri.
- Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Karyawan
Prosedur lain dari penggajian adalah prosedur pembuatan daftar gaji. Prosedur ini didasarkan pada surat keputusan mengenai pengangkatan pekerja baru, pemberhentian karyawan, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, daftar gaji untuk bulan sebelumnya, hingga daftar hadir karyawan.
- Prosedur Distribusi Biaya Penggajian
Prosedur distribusi gaji ini akan disalurkan kepada setiap divisi yang menikmati manfaat tenaga kerja selama ini. Distribusi ini berfungsi untuk mengendalikan biaya dan menghitung harga pokok dari produk tersebut.
- Prosedur Pembayaran Gaji
Prosedur pembayaran gaji ini memiliki kaitan dengan fungsi dari akuntansi dan keuangan. Fungsi dari akuntansi sendiri adalah membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan. Tujuannya adalah untuk menulis cek pembayaran gaji karyawan.
Sementara itu, fungsi keuangan ini adalah untuk mencairkan cek tersebut atau mengirimkan gaji ke rekening para pekerjanya.
Baca Juga: Cara Cerdas Kelola Gaji Karyawan Kantoran Khusus UMR
Poin Penting Sistem Penggajian karyawan
Perlu Anda ketahui, setidaknya teradpat 5 poin penting yang wajib diperhatika oleh pihak perusahaan terkait dengan sistem penggajian karyawan yang sesuai dengan ketentuan PP Pengupahan. Nah, berikut ini adalah beberapa poin penting dalam sistem penggajian yang perlu Anda pahami.
- Upah Wajib Pekerja (Pasal 17 Ayat 1)
Upah timbul karena adanya perjanjian kerja antara pengusaha dan pekerja. Hal ini berkaitan dengan hak maupun kewajiban dari kedua belah pihak sebagai subjek hukum. Pengusaha pun berhak memerintah para pekerjanya untuk menyelesaikan pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab yang sudah diperjanjikan sebelumnya.
Selain itu, pengusaha juga wajib membayarkan upah kepada pekerja sebagai imbalan atas pekerjaannya selama ini. Bahkan, UU Ketenagakerjaan nomor 13 Tahun 2003 ini mewajibkan pengusaha untuk tetap membayar upah, meski pekerjanya tidak bisa lagi bekerja atau melakukan pekerjaan karena beberapa alasan.
Nah, alasan pekerja tidak bisa bekerja ini sudah disebutkan dalam Pasal 93, antara lain adalah sakit, sakit haid, menikah, istri melahirkan atau keguguran, hingga menjalankan ibadah yang diperintahkan agamanya.
- Pengusaha Wajib Memberikan Bukti Pembayaran Upah (Pasal 17 Ayat 2)
Selain membayarkan upah, para pengusaha ini juga wajib untuk memberikan slip gaji. Nah, slip penggajian adalah bukti upah yang sudah dibayarkan dan berisikan dengan detail komponen penghasilan yang diterima oleh karyawan. Jadi, karyawan bisa mengecek apakah gaji yang diterima sudah sesuai dengan haknya atau belum.
Sebab, perlu Anda ketahui jika perhitungan gaji ini sangatlah rawan akan kekeliruan. Terlebih lagi dengan HR yang mengerjakannya secara manual menggunakan Excel. Lain cerita jika pihak perusahaan menggunakan payroll software otomatis. Tujuannya adalah agar perhitungan penggajian ini lebih efisien dan akurat.
- Pengusaha Wajib Membayar Upah Sesuai Perjanjian Waktu (Pasal 18)
Dengan upah yang dibayarkan berdasarkan satuan waktu, maka pihak pengusaha bisa mengupah pekerjanya secara harian, mingguan maupun bulanan. Waktu pembayarannya pun bisa disepakati dan diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, maupun perjanjian kerja bersama.
Pembayaran ini harus dilakukan sesuai dengan waktu yang sudah disepakati sebelumnya. Untuk keterlambatan pembayaran upah yang terjadi lebih dari 3 hari tentunya bisa mengakibatkan perusahaan dikenai denda. Selain itu, perusahaan juga perlu mengatur ketentuan pembayaran apabila tanggal penggajian jatuh pada hari libur.
Jadi, penggajian adalah sebuah sistem yang akan mempermudah Anda dalam menghitung dan menentukan penggajian setiap karyawan pada sebuah perusahaan. Tentunya masih ada sistem penggajian lain yang perlu Anda ketahui, yakni pembayaran upah yang harus dilakukan dengan mata uang rupiah (Pasal 21), dan upah yang dibayarkan melalui bank harus sudah diungangkan oleh pekerja pada tanggal pembayaran yang sudah disepakati sebelumnya.
Comments are closed.