Berapa Gaji Document Control? Inilah Tugas dan Tanggung Jawabnya!

Tahukah Anda tugas seorang document control sangatlah penting dan tidak semudah yang dibayangkan. Masih ada beberapa perusahaan yang tidak memiliki document control yang profesional, alhasil mengalami kesulitan saat melacak suatu dokumen. Bisa dibayangkan setiap pegawainya mencari suatu dokumen dengan waktu lebih dari 10 menit, tentu sangat tidak efektif. Kira-kira, dengan tugas yang begitu krusial, berapakah gaji document control dan seperti apa tugasnya?

Baca Juga: Ini Dia Nominal Gaji Personal Assistant Lengkap dengan Informasi yang Perlu Diketahui

Tugas dan Tanggung Jawab Document Control

Document controller atau document control atau pengendali dokumen akan membantu Anda untuk mengambil suatu dokumen atau informasi yang dibutuhkan, sehingga waktu yang Anda miliki tidak habis hanya untuk mencari dokumen tersebut. Mereka bertanggung jawab penuh untuk mendapatkan kontrol atas dokumentasi yang ada.  Document control sangat penting terutama untuk melacak suatu arsip dari siapapun pengirimnya.

Melacak suatu dokumen terkadang dibutuhkan agar tidak kehilangan jejak atau record yang telah terjadi pada proyek maupun dokumen di perusahaan. Document control sangatlah penting perannya dalam perusahaan karena dapat membantu segala hal terkait arsip.

Tanpa seorang document control, kemungkinan besar perusahaan akan mengalami kesulitan. Seperti apakah tanggung jawab dan tugas dokumen kontrol? Simak penjelasan berikut ini.

Baca Juga: Apa Benar Gaji Asisten Manajer Bisa Mencapai Puluhan Juta? Simak Infonya Disini

Menjaga Keamanan Informasi

Setiap dokumen memiliki sistem keamanan yang hanya bisa diakses oleh orang tertentu saja. Seorang pengendali dokumen mampu memastikan siapa saja yang bisa mengakses dokumen tersebut, siapa yang dapat memodifikasinya atau hanya membacanya, dan lain sebagainya.

Memastikan Konsistensi

Umumnya, dalam satu perusahaan, document control bekerja dengan standarisasi yang sama, membuat dokumen, tetap mematuhi peraturan perusahaan maupun persyaratan hukum.

Baca Juga: Ini Dia Gaji Brand Manager Lengkap dengan Tugas dan Skill yang Perlu Dikuasai

Mendukung Auditability

Auditor internal maupun eksternal seringkali meminta informasi terkait perusahaan dan tanpa bantuan document control profesional, Anda tidak dapat memberikan informasi tersebut tepat waktu.

Memberikan Informasi Terkait Proyek

Seorang document control akan mengetahui kapan status kiriman proyek.

Jadi, seorang pengendali dokumen akan membantu menerapkan sistem pengendalian dokumen secara profesional. Dampaknya adalah informasi penting perusahaan akan tetap aman dan terjaga. Bagaimana caranya? Dengan cara memastikan kontrol, keamanan, dan aksesibilitas untuk setiap dokumen.

Document control ini juga diatur dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, mulai dari manfaat, tugas, serta tanggung jawabnya dalam perusahaan. Suatu perusahaan atau organisasi membutuhkan tim pengendali dokumen untuk merapikan seluruh dokumen perusahaan. Berdasarkan klausul 4.2.3 ISO 9001:2008, tugas pengendali dokumen adalah:

1. Mengendalikan dokumen dan rekaman mutu yang dilakukan oleh management representative.
2. Memastikan setiap dokumen akurat dan mendaftarnya dengan baik.
3. Memastikan setiap dokumen yang didistribusikan sudah disahkan.
4. Mengubah dokumen yang dibutuhkan setelah berkoordinasi dengan tim management representative.
5. Memeriksa setiap dokumen yang didistribusikan tepat bagian.
6. Menyimpan dokumen dengan rapi.
7. Menjaga setiap dokumen dari kerusakan.
8. Menarik dokumen yang dibutuhkan dan memusnahkan dokumen yang kadaluarsa.

Sedangkan tanggung jawab seorang pengendali dokumen, yaitu:

1. Menyetujui suatu dokumen sebelum diterbitkan.
2. Mengoreksi, merevisi, menyetujui, hingga menyetujui ulang dokumen jika diperlukan.
3. Mengetahui status terkini sebuah dokumen dan memastikan dokumen tersebut sudah mengalami perubahan terkini.
4. Memastikan setiap dokumen sudah ter-update dan didistribusikan sesuai tempatnya.
5. Memastikan setiap dokumen dapat terbaca dan teridentifikasi.
6. Memastikan setiap dokumen dari luar perusahaan dapat mendukung perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu organisasi dan tetap terkendali pendistribusiannya.
7. Identifikasi dokumen yang disimpan dan mencegah terjadinya penyalahgunaan dokumen yang sudah tidak berlaku.

Baca Juga: Yuk Intip Berapa Sih Gaji Branch Manager dan Apa Saja Tugasnya?

Melatih Keterampilan Document Control

Keterampilan seorang document control dapat dilatih melalui sebuah pelatihan agar dapat menjalankan tugas dengan baik. Pihak perusahaan pun perlu berusaha dan berupaya agar keterampilan dari tim pengendali dokumennya semakin meningkat. Ada pun keterampilan tim document control yang perlu dilatih dan ditingkatkan adalah.

1. Keahlian Teknis terutama dalam mengoperasikan excel atau spreadsheet, database, dan Microsoft Word.
2. Keterampilan menginput data secara cepat dan tepat.
3. Keterampilan berkomunikasi dan public speaking.
4. Keterampilan mencatat dan menyimpan laporan yang jelas serta akurat.

Untuk menjadi document controller, Anda wajib terbiasa rajin, teliti, dan juga tekun sebab tanggung jawab dalam posisi ini berkaitan dengan perihal dokumen penting perusahaan. Dokumen perusahaan bukanlah jumlah yang sedikit, oleh karena itu tidak sembarang orang dapat terlibat di dalamnya.

Gaji Document Control

Untuk besar nominalnya, tergantung dari kebijakan masing-masing perusahan. Untuk rate nya sendiri, normalnya gaji document control di Indonesia sekitar Rp5.000.000,- per bulan atau Rp60.000.000,- per tahun. Untuk posisi entry level document control, biasanya mendapatkan minimal Rp51.000.000,- per tahun. Sedangkan untuk posisi senior document control yang sudah berpengalaman, minimal bisa memperoleh Rp69.000.000,- per tahun.

Dengan rincian tugas, fungsi, tanggung jawab, hingga gaji document control di atas, apakah Anda tertarik untuk mencoba melamar posisi tersebut? Untuk menjadi seorang document control, masih banyak perusahaan yang tidak meminta spesifikasi lulusan secara khusus. Jadi, Anda dapat mencoba melamar posisi tersebut di perusahaan yang memberikan kesempatan bagi lulusan dari semua jurusan.